La période estivale, qui clôture une saison sportive, est propice au tri et au classement afin de faire place et de se préparer sereinement à la rentrée. 

Les archives sont semblables à des pelotes mélangées et emmêlées. Un nœud à la fois, on les démêle pour pouvoir tisser une tapisserie à l’image de l’association.

Les archives associatives sont privées. Elles gardent la trace des décisions prises par l’association dans le cadre du développement de ses activités et l’empreinte des événements auxquels elle participe.

Elles sont la source de son histoire et peuvent nourrir le récit des années passées. L’envie et la volonté de retrouver ses archives et de les valoriser vient souvent avec la perspective d’un anniversaire à célébrer. Les recueillir et les valoriser à travers un livre, un film, un diaporama, une exposition, une pièce de théâtre, fait se rencontrer les générations et les fédère autour de souvenirs et d’une culture commune et spécifique à leur association. Cela crée un sentiment d’appartenance et des fondations pour bâtir l’avenir de l’association.

Les archives associatives peuvent aussi être utiles aux chercheurs qui rendront compte dans leurs travaux de la place et du rôle de l’association dans la vie locale, par exemple.

Les archives privées apportent un point de vue autre et complémentaire à celui fourni par les archives publiques des collectivités. Par exemple, les archives relatives au sport se trouvent à la direction départementale de la Jeunesse, de la Vie associative et des Sports, aux services municipaux des Sports et de l’Urbanisme, dans les institutions religieuses, dans les clubs sportifs, chez les athlètes eux-mêmes, chez les journalistes du monde sportif, chez les équipementiers, chez les médecins du sport… Avoir connaissance des différents points de vue est indispensable pour écrire l'histoire. Le monde associatif en apporte un. Avant l’histoire, il y a le quotidien, la succession des saisons scolaires, sportives et culturelles. Les archives sont pour l’association des documents de tous types à valeur probante lui permettant de justifier de son identité, de ses droits et de ses devoirs, dans le cadre d’un contrat, d’une subvention ou d’un litige, par exemple. Des documents à valeur probante : les factures, livres comptables, contrats, rapports d'activité, procès-verbaux d’assemblées générales, comptes rendus de réunions, statuts, règlement intérieur, déclaration en préfecture, liste des adhérents, correspondance etc.

La loi exige la conservation de ces documents pouvant fournir la preuve administrative ou juridique pendant une durée déterminée. À l’échéance de ce délai, le document devenu obsolète peut être éliminé, ou bien le document acquiert un intérêt historique et doit être conservé de façon pérenne.

Pour les aider à faire ce tri, les Archives publiques fournissent des tableaux de gestion aux associations. Quand il faut conserver, conserver. Quand il faut éliminer, il est possible de conserver. Quand il faut trier, le faire avec discernement. Trop garder est préférable au fait de trop jeter, car c’est réversible.

Des documents à valeur historique :

• les factures de matériel sportif ;
• les articles dans le journal associatif ou la presse ;
• les photos et vidéos des galas et compétitions ;
• les affiches des concours et spectacles etc.

En premier lieu, il faut localiser ses archives. Sont-elles dans les locaux ? Chez un ancien dirigeant ? À la paroisse ? Au diocèse ? À l’office municipal des Sports ? À la maison départementale des Sports ?

Ensuite, il faut suivre un certain nombre de bonnes pratiques pour pouvoir bénéficier au mieux de ces archives, sur le long terme.

1. Centraliser ses archives dans une pièce tempérée, aérée, à l’abri de la lumière, de la poussière, de l’eau et des animaux.

2. Regrouper documents et dossiers ayant un lien entre eux.

3. Utiliser des feuilles A3 blanches pliées comme chemises de classement et boîtes d’archives incolores, au pH neutre.

4. Identifier dossiers et boîtes avec nom, dates extrêmes, lieu.

5. Écrire avec un crayon à papier.

6. Retirer pochettes plastiques, élastiques, scotchs et attaches métalliques.

7. Sauvegarder régulièrement ses fichiers informatiques sur différents supports.

8. Enregistrer les fichiers définitifs au format PDF (non modifiable).

9. Nommer les fichiers date_nom_version (33 caractères max).

10. Retirer accents, ponctuation et espaces.

11. Imprimer sur papier blanc neutre (sans produit chimique).

12. Conserver originaux et versions définitives (papier comme numérique).

13. Tenir une liste à jour de ses archives.

14. Éliminer doublons et brouillons.

15. Broyer les documents portant des données confidentielles (RGPD).

16. Tenir une liste des documents obsolètes éliminés.

17. Établir une politique d’archivage commune.

Rédaction : Anne-Cécile Faure

Source : Les Jeunes Décembre 2024 - Janvier 2025 N°2594